Bijzonder verlof is niet vastgelegd in de wet. Toch kan het voor uw bedrijf verplicht zijn om bijzonder verlof te geven.
Er zijn twee mogelijkheden:
Bijzonder verlof in de cao
Valt uw bedrijf onder een verplichte cao? Dan kunt u in het cao-boekje precies nazoeken wanneer en – in specifieke gevallen – hoe lang u uw werknemers bijzonder verlof moet geven. Maar ook wanneer u een verzoek om bijzonder verlof kunt weigeren.
De cao-partijen (werkgevers en werknemers) bepalen onderling in welke gevallen werknemers recht hebben op bijzonder verlof en in welke gevallen niet. Ook maken ze afspraken over loondoorbetaling bij bijzonder verlof.
Bijzonder verlof zonder cao
Misschien is er voor uw bedrijf geen (verplichte) cao. In dat geval mag u zelf afspraken maken met je personeel over bijzonder verlof.
Deze afspraken legt u vast in de arbeidsovereenkomst of in het personeelshandboek. Maak de afspraken zo concreet en transparant mogelijk, zodat er later geen misverstanden kunnen ontstaan. Gebruik als startpunt de opsomming van soorten buitengewoon verlof hieronder.
1. ONDERTROUW
Gaat een werknemer in ondertrouw? Dan heeft hij binnen de regeling voor buitengewoon verlof meestal recht op één vrije dag.
2. HUWELIJK
Na de ondertrouw volgt meestal een huwelijk. Ook daarvoor zal uw werknemer graag vrij willen nemen. In de praktijk krijgen werknemers voor deze bijzondere gelegenheid meestal zo’n twee tot vier dagen buitengewoon verlof. Dit geldt ook bij een geregistreerd partnerschap.
3. HUWELIJK FAMILIELID (1E EN 2E GRAADS)
Als een naast familielid van een werknemer gaat trouwen, wil de werknemer daar natuurlijk graag bij zijn. Dat kan meestal ook, want veel cao’s voorzien in één vrije dag bij het huwelijk van een familielid in de 1e of 2e graad. Bijvoorbeeld het huwelijk van een zoon, dochter, broer of zus. Voorwaarde is wel dat uw werknemer aanwezig is bij de huwelijksplechtigheid.
De regels voor bloedverwantschap en aanverwantschap zijn lastig. Familieleden in de 1e graad zijn (schoon)ouders of (stief)kinderen. Familieleden in de 2e graad zijn grootouders, kleinkinderen, broers, zwagers en (schoon)zussen. Ooms en tantes zijn familieleden in de 3e graad. Als zij trouwen, hoeft u uw werknemer dus geen vrij te geven voor het bijwonen van het huwelijk.
Deze regels gelden ook bij een geregistreerd partnerschap.
4. OVERLIJDEN
Overlijdt een naast familielid van een werknemer, dan wilt u de werknemer natuurlijk in de gelegenheid stellen afscheid te nemen van de overledene.
De regels voor bijzonder verlof bij overlijden zijn:
• echtgenoot/partner, bloed- of aanverwanten in de 1e graad: vier dagen (vanaf de dag van overlijden tot en met de dag van de begrafenis/crematie)
• bloed- of aanverwanten in de 2e graad: twee dagen (de dag van overlijden en de dag van begrafenis/crematie)
• bloed- en aanverwanten in de 3e en 4e graad: één dag (de dag van de begrafenis/crematie)
Als een huisgenoot of een direct familielid overlijdt, kan het zijn dat uw werknemer recht heeft op calamiteitenverlof. Bijvoorbeeld omdat hij de enige in de familie is die de nodige zaken rond het overlijden kan regelen. Het calamiteitenverlof kan weer overgaan in bijzonder verlof.
5. JUBILEA
Viert een werknemer zijn zilveren of gouden bruiloft? Of is iemand alweer 25 jaar bij u in dienst? Ook bij dit soort feestelijke gelegenheden past het om de werknemer in kwestie bijzonder verlof te geven. Dit zijn de regels:
• Eigen huwelijksjubileum (25 of 40 jaar): één vrije dag
• Huwelijksjubileum ouders, schoonouders of pleegouders (25, 40, 50, 60 jaar): één vrije dag
• Dienstjubileum: één tot drie dagen vrij, afhankelijk van hoe lang de werknemer in dienst is.
6. VERHUIZING
Werknemers die willen verhuizen, hebben in veel gevallen ook recht op buitengewoon verlof. De meeste cao’s voorzien in twee vrije dagen voor het regelen en uitvoeren van een verhuizing.
7. SOLLICITATIE
Heeft een werknemer een sollicitatiegesprek tijdens werktijd ingepland? Dan zal hij hiervoor normaal gesproken vakantie-uren moeten opnemen. Maar in sommige cao’s staat vermeld dat solliciteren onder de regeling voor bijzonder verlof valt. Controleer dit dus in de cao voor uw bedrijfstak.
8. DOKTERSBEZOEK
Uw werknemers hebben geen onvoorwaardelijk recht op bezoek aan een arts of tandarts. In de meeste cao’s is daarom afgesproken dat werknemers moeten proberen dit zo veel mogelijk buiten werktijd te plannen. Is dat niet mogelijk, dan komt het er in de praktijk meestal op neer dat werknemers alsnog bijzonder verlof mogen opnemen.
Zwangere werknemers hebben altijd het recht om onder werktijd een afspraak te maken voor een zwangerschapscontrole. U moet in dat geval het loon doorbetalen, zowel voor de duur van het onderzoek als voor de reistijd. Dit is geregeld in de Arbeidstijdenwet.
9. STUDIE / EXAMEN
Heeft u werknemers die een werkgerelateerde training of opleiding volgen? En moeten zij daarvoor binnenkort een examen afleggen? Het is gebruikelijk dat zij dan bijzonder verlof krijgen voor de dag waarop het examen plaatsvindt. Maar het getuigt van goed werkgeverschap als u hen ook nog vrij geeft voor de uren die ze nodig hebben om voor het examen te leren.
Dankzij de website Ondernemen Met Personeel is deze informatie over buitengewoon verlof voor u beschikbaar.
